Incluso en nuestra vida diaria, siempre que tomamos decisiones pensamos continuamente en los riesgos de las distintas opciones; finalmente nuestra experiencia asume el control y a menudo el proceso aparece automático.
Inconscientemente determinamos y aceptamos los riesgos debido a nuestra experiencia y familiaridad.
Podemos tener muchas horas de experiencia en la puesta en marcha de un ERP, pero esto no es suficiente. ¿Por qué? Porque cada proyecto es diferente y por lo tanto sus riesgos son desiguales. En este caso debemos determinar formalmente los riesgos y decidir si los aceptamos o si por el contrario necesitamos evitarlos.
La gerencia del riesgo debe ser parte del trabajo del responsable del proyecto. Nos referimos especificamente a:
- la identificación del riesgo
- la definición y dimensionamiento del riesgo
- el control del riesgo
El control efectivo debe contribuir a una conducción normal de la situación; se debe aportar un nuevo esquema de trabajo acompañado de un análisis con todos los desencadenantes a evitar, en los que incluimos la relación inevitable con cobros (Partners) y pagos (Cliente).Es decir, proponer evitar toda clase de incertidumbres y mejorar nuestro flujo de liquidez y beneficio mutuos.
El propósito de los siguientes apartados es introducirnos en la gestión del riesgo de una implantación típica. Estudiaremos estrategias de control de riesgo efectivas que permitan manejar determinadas “alarmas” de una manera positiva y profesional.
¿Que es riesgo? El riesgo es la posibilidad de sufrir pérdidas. En términos de un proyecto de implantación los riesgos son obstáculos potenciales al éxito del mismo; problemas latentes que podrían surgir en el futuro en forma de costes inesperados.
El riesgo no es ni bueno ni malo, es inherente al trabajo diario, sin embargo es preciso que el responsable del proyecto evite (con cuidados análisis y una comprensión completa de sus desencadenantes) dicho riesgo.
Debemos también reconocer que el riesgo es esencial para aprender y desarrollarnos profesionalmente; si no estamos enfrentados a riesgos continuos, no estamos progresando.
Los riesgos propios de cada proyecto no debemos manejarlos con miedo; asumir el riesgo es la clave de un proyecto bien enfocado y la carencia de control si que es algo a temer.
¿Cómo gestionamos el riesgo? El control del riesgo consiste en su identificación y en la gerencia proactiva para reducir su influencia.
En la construcción de una estrategia de control de riesgo para un proyecto, debemos asumir que es imposible identificar todos los riesgos. De hecho llega a ser poco provechoso pasar demasiadas horas en análisis del riesgo. Es decir, “si gastas el 50% del tiempo en analizar riesgos no conseguirás un retorno del 50% en éxito”. 80/20 es la regla mas clásica, un buen criterio en la gerencia de riesgo; “el 20% del esfuerzo traerán el 80% de retorno”.
La experiencia y las habilidades de los responsables del proyecto supone un nivel aceptable de capacidad, por el contrario comprometerse con Partners inexpertos conduce al riesgo continuo y creciente.
La estrategia del control del riesgo asume cinco puntos:
1. Identificación - enumera todos los riesgos asociados al proyecto
2. Análisis – probabilidad, impacto e influencia del riesgo a nivel de coste
3. Planificación - formular planes alternativos para reducir el riesgo a un nivel aceptable, e identificar su “traza” asociada a los costes
4. Auditoria – asegúrate que las acciones previstas se concluyen y revisa que los riesgos identificados inicialmente se reducen
5. Control – coordina la ejecución de todos los planes de contingencia del riesgo
Un responsable de proyecto ni puede ni debe realizar estos pasos por si mismo (en el aislamiento); siempre debemos trabajar pensando como equipo de proyecto (Partners - Cliente). Además, es probable que el cliente suponga a menudo nuestra única alternativa de gestión efectiva del riesgo.
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