• Podemos confiar tareas a terceros (Otros Partners – Cliente).
• Podemos formular planes de contingencia específicos.
1- La transferencia de tareas. Esta estrategia es muy utilizada para reducir la exposición financiera, pero acarrea normalmente con un coste: el coste de los terceros que terminan la tarea. Es además una cuestión usual que en este tipo de acuerdos, se negocie que los Partners asuman parte del riesgo en el reintegro de cobros del cliente.
Es importante que el cliente o los terceros acepten la generalidad del riesgo, así como su propia responsabilidad. En consecuencia los sucesivos responsables deben ser capaces de manejar su propio riesgo; si no es así el riesgo se convierte en incontrolado.
2- Los planes de Contingencia. Pretende la eliminación de incertidumbres al prever que es efectivo facilitar información sobre riesgos típicos, de tal modo que se proporcionaría una estrategia de respuesta segura en el control del riesgo.
3- ¿Podemos disipar el riesgo con planes de contingencia? Podríamos quizá desarrollar un convenio para requisitos muy particulares. Pero la atenuación total del riesgo no suele ser posible a menudo, así que debemos someterlo a un punto de aceptación (Partners – Clientes) de modo anticipado.
Reducir la probabilidad del riesgo admitiendo ciertos peligros, reduce al mínimo la posibilidad de conflictos que se abordarían con un perfil y unos medios oportunos. Esta aceptación aporta un nivel de riesgo más cómodo de controlar, considerándose la estrategia mas apropiada en la reducción del riesgo, y por supuesto, los riesgos todavía existen pero ya los hemos reducido a un nivel admisible.
Pero aún reduciendo al mínimo las consecuencias del riesgo, podremos encontrarnos con riesgos imponderables; a veces no podemos evitar riesgos y tenemos que asumir los costes, dependiendo de la tolerancia del cliente y de los Partners. Aceptaremos sencillamente que las consecuencias de este riesgo podrían surgir y definitivamente se convierten en un “coste hundido”.
4- En resumen:
“Un plan de contingencia es un plan de acción preparado antes del riesgo potencial”.
Estos planes de acción son de utilidad si son preparados por adelantado y no en el “fragor de la batalla”.
Nos permite a los equipos de proyecto hacer frente a la crisis con calma y de manera profesional, en los que el cliente estará mucho más receptivo ante respuestas del tipo "estamos proponiendo planes de contingencia con el responsable de proyecto desde hace 3 meses", que otras del tipo "tenemos una reunión mañana para decidir qué hacer".
Todo plan de contingencia debe incluir:
a) el acontecimiento que acciona el plan
b) las tareas a ejecutar, incluyendo apremios en su resolución y atribuyendo responsabilidades en la ejecución de estas nuevas tareas
c) la puesta en práctica del plan
Los responsables y gerentes del proyecto deben de planear la “salvación” del proyecto, aunque como encargados de proyecto, debemos hacer recomendaciones por escrito y aceptar la responsabilidad de diseñar el plan.
La puesta en práctica de un plan debe patrocinarla siempre el cliente.
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