Soporte

Fase en la que es posible medir el grado de éxito o fracaso del proyecto.

Aunque estemos hablando de un periodo inicial de la fase productiva se podrá analizar con exactitud la calidad del trabajo realizado en fases anteriores, incluyendo el modo en que fueron analizadas las necesidades del cliente.

Si la calidad del trabajo desempeñado por el quipo de proyecto ha sido satisfactoria, se habrá creado una cultura en la que los diferentes tipos de problemas estarán catalogados y por tanto resueltos rápidamente.

El factor riesgo debe estar acotado.

Puesta en Explotación

Una vez que dispongamos del sistema adaptado: configurado, con datos maestros cargados y el personal formado, debemos abordar la fase de puesta en explotación.

Es muy útil hacer un “Diseño del Arranque”. Pero… ¿Qué es un Diseño del Arranque?

Una vez que el sistema está preparado para trabajar en real, es necesario incorporar al ERP datos relevantes (desde el punto de vista contable y de gestión) de la anterior plataforma. La forma de organizar la entrada de esta información es el denominado Diseño del Arranque. Es otro punto crítico del proceso, y requiere una labor muy intensiva de comprobación de datos en la nueva aplicación. Comprobación que deberá hacer el cliente especialmente. En definitiva hablamos de un plan de trabajo de cara a la puesta en explotación final.

Este plan de arranque siempre comienza haciendo una revisión del cumplimiento de todos los puntos fundamentales para abordar una puesta en marcha con garantías.

Sólo tras una buena cadena de pruebas se debe acometer esta fase de arranque.

Por otro lado resulta muy beneficioso el que los usuarios conciban una atención plena por parte del equipo implantador en esta fase. Es el inicio de la fase productiva y desde el primer minuto surgen dudas o incidencias: nuestra labor consistirá en hacerles entender donde y como actuar ante una eventualidad no deseada.

Ojo, no confundamos ser serviciales con ser mas profesionales; deben de aprender a desenvolverse por si solos.


Existen diferentes modos de realizar esta fase de puesta en explotación:

• Puesta en explotación en paralelo con el sistema antiguo.
• Puesta en explotación directa tras cadena de pruebas.
• Puesta en explotación por fases.

En grandes implantaciones resulta beneficioso coordinarse con grupos de soporte o de atención al usuario, que se encargaran de atender posibles problemas del usuario, pero que en aras de trabajar eficientemente deben de cualificarse según procedimientos establecidos; no debemos saturar al departamento de soporte con cuestiones de tipo técnico, de comunicaciones u otra índole alejada de la versión modular del ERP.

Prototipo

El objetivo es obtener una verificación mas detallada del proceso implantador.

Todo el equipo implantador (incluyendo a los usuarios finales) ha de verificar si se cumplen con las especificaciones referidas en el documento funcional, asi como el correcto funcionamiento de los procesos parametrizados.

Es también un momento ideal para llevar a cabo las denominadas “pruebas de estrés” con las que también validaríamos el rendimiento de la infraestructura tecnológica.

Las simulaciones de la operativa real debieran ocupar la mayor parte de dicha fase.

Concluido el proceso de modo satisfactorio, se procede a realizar un diagnostico en el que se evalúan mejoras o recomendaciones (según incidencias planteadas), al tiempo que procedemos a diseñar el arranque definitivo.

Formación Usuario Final

Resulta un factor clave de éxito, dado que los usuarios deben recibir la formación adecuada según su perfil profesional y sus necesidades de uso en la aplicación.

La formación es el único medio con el que adaptarse a un nuevo entorno; una formación satisfactoria favorecerá una actividad óptima en tiempos cortos.

Se llevarán a acabo cursos de usuarios para facilitar la posterior explotación del sistema. Se deben organizar en grupos reducidos y divididos por funciones operativas.

Se aconseja que la formación siempre se imparta muy cercana a la siguiente fase del proyecto (puesta en explotación).

Es crucial la aceptación del usuario final: si no aseguramos que el sistema sea utilizado por un buen número de usuarios, será muy difícil asegurar el éxito del proyecto. Por ello es especialmente relevante el que usuarios clave nos apoyen en las jornadas formativas, valiosos interlocutores de cara al cliente final.

Migración de Datos Maestros

El cliente deberá responsabilizarse de presentar la información conforme a los formatos requeridos por el equipo de proyecto.

Se realizará una primera carga de datos para permitir que la fase de formación esté alimentada con datos aproximados a la realidad y de este modo nos proporcione un mayor aprovechamiento.

La preparación de los procesos de importación resulta aconsejable comenzarla cuanto antes.

Diseño de la Aplicación

Una vez que se dispone de la documentación del modelo de negocio (resultado de la fase anterior), el equipo de proyecto se encuentra en condiciones de comenzar esta fase de “realización”, que debiera tener en cuenta los siguientes pasos:

1- Instalación o implementación de un sistema básico con el que interactuar con prototipos muy básicos.

2- Realizar los primeros ajustes de configuración, proporcionando una base sobre la que tendrá lugar el diseño de la aplicación definitiva.

Del documento funcional ya podemos ir extrayendo suficiente información como para proponer prototipos validos que incluyan la mayor parte de los procesos del negocio.

De un modo gradual, “la realización” requiere que los miembros del equipo de proyecto simulen modelos de negocio que permitan configurar un alto grado de los requerimientos de negocio, y que de modo paralelo combinaremos con la formación a usuarios clave. Esto obligará a validar procesos, así como solventar de un modo proactivo excepciones no contempladas en el análisis inicial.

Desarrollamos modificaciones al sistema definidas en la fase de análisis, identificando las cuestiones no reconocidas por el estándar en otro documento de “análisis por diferencias” (Análisis – GAP) que por su naturaleza estará intrínsecamente unido al documento funcional.

Es muy importante que en aquellos proyectos con un alto componente de desarrollo incorporado al estándar, se exija una constante actividad de validación de los desarrollos que se han personalizado para el cliente.

“Es realmente eficaz ir alcanzando validaciones de modo gradual. Se realizarán reuniones donde se mostrará el funcionamiento de la aplicación, y donde el cliente deberá validar si el funcionamiento del sistema va resultando conforme con los requerimientos solicitados en los documentos funcional y GAP”.

Si hubiera ligeros desfases entre lo que se muestra y lo realmente necesitado, será validado pero condicionado a la resolución futura de esos puntos. Sólo si el volumen de las desviaciones es elevado, se optará por una revalidación. Este punto es fundamental para conseguir avanzar en la consecución del proyecto.

La validación de desarrollos se basará en la ejecución de las cadenas de pruebas entregadas por el cliente. Razón más que suficiente por la que compatibilizar y justificar tareas formativas de modo paralelo a la configuración del ERP.

En esta fase el equipo de proyecto debe garantizar con la ayuda de consultores expertos, que la solución que se esta diseñando o ha sido diseñada es la opción mas eficiente para soportar los procesos de negocio de la empresa.

Definición de Requisitos

Durante esta fase, el quipo de proyecto realiza un completo análisis de los procesos de negocio, al tiempo que se documenta y define la implantación en el cliente.

La información recogida es crítica y extremadamente importante para los consultores, que deben analizar y documentar los procesos de negocio así como los requisitos futuros del cliente.

Siempre es bueno interactuar y probar procesos durante esta fase con aplicaciones disponibles sobre las que diseñaremos el modelo final. En cada caso planteado, proponemos la definición de funcionalidad requerida, basándonos en versiones estándar de nuestro ERP, así como en módulos verticales incorporados por el Partner (concurrentes con el proceso de negocio analizado).

Si fuese necesario desarrollar interfaces con otros sistemas, deberán quedar definidas en esta fase.

El resultado ha de ser un modelo completo de la empresa; un análisis funcional del negocio del cliente.

Este documento de requerimientos funcionales no pretende describir el modelo de negocio preciso de la compañía, ni toda la funcionalidad de la que va a disponer la aplicación: intenta documentar, de la manera más concisa y sencilla posible todos aquellos procesos a realizar por la empresa dentro del sistema.

El mayor detalle del documento, dependerá por tanto de las diferencias funcionales que se encuentren con los estándares, y quedarán debidamente identificadas aquellas partes que impliquen desarrollar algo a medida para el cliente.

La aceptación de este análisis funcional implica estar conforme con los requerimientos que el cliente ha solicitado y con la forma expuesta de abordar su solución (diseño de la aplicación).

Definición del Proyecto

Es el punto de arranque del proyecto.

En esta primera fase se definen los objetivos y alcance del proyecto. Alguno de los aspectos claves de esta fase son:

- Una definición clara de los objetivos
- Alcanzar un acuerdo total para aquellos temas en los que están involucrados todos los componentes del equipo.
- Preparar a la empresa para aceptar los cambios tanto a nivel de procesos como de cultura.

Esta tarea se llevará a cabo mediante reuniones periódicas con el cliente, así como otras de carácter interno a fin de poder disponer de la siguiente información al final de la misma:

- Plan general del proyecto (Calendario Estimado)
- Definición del equipo de trabajo del cliente y del Partner. Líder, interlocutores, capacitación y formación del equipo de proyecto… (básico en asignación de tareas)
- Un documento básico de alcance del proyecto

Esta propuesta inicial (documento básico del alcance) debiera ser una valoración cerrada según el alcance descrito, que será aprobada y detallada después de una fase de análisis posterior. En este alcance la labor del consultor (perfil preventa) debe permitir acotar un alto grado de las necesidades del negocio del cliente.

Es conveniente que la propuesta contemple los siguientes elementos:

1 - Alcance del proyecto de implantación, con resumen de solución propuesta y objetivos del cambio de sistema de gestión.

2- Metodología de implantación o descripción de los trabajos que se van a realizar, equipo de trabajo y definición de los distintos hitos del proyecto.

3- Valoración económica del proyecto, distinguiendo:

- Tipología de los servicios de implantación con los tiempos dedicados a cada fase y en función de los distintos perfiles profesionales que intervienen en el proyecto.

- Valoración económica Software.

- Tipos de mantenimiento a contratar a la finalización del proceso de implantación.

Desde este momento “se debe conseguir la implicación de todo el personal de la compañía” que vaya a resultar afectada por el ámbito del proyecto. Para ello es conveniente realizar una presentación general del proyecto en la que se propondrá: el alcance, el equipo de trabajo y calendario, así como una formación inicial a usuarios clave del proyecto.

Justificación de una Metodología en la implantación del ERP

1. Una implantación exitosa dotará a su empresa de novedosas prestaciones promovidas por las nuevas tecnologías, y renovará oportunidades de negocio hasta entonces inaccesibles.

2. Un uso adecuado de la metodología evita desfases de tiempo y coste imprevistos, ayudando a conducir por buen camino su proyecto en el periodo acordado y con un control más efectivo del cambio.

Evidentemente no es todo tan idílico; debemos acertar en que quien aplique esta metodología ampare un background aceptable de implantaciones satisfactorias. Analice y encuentre analogías entre sus supuestos casos de éxito que tan intencionadamente sugiere su equipo comercial; desconfíe de ellos inicialmente, pues no existen dos proyectos iguales.

La filosofía de una acertada metodología debe partir del hecho de que el grupo involucrado en proyecto de implantación (interno y Partners) este capacitado para conducir por un camino adecuado la gestión del cambio, conviniendo y compartiendo conocimientos en toda “su hoja de ruta”, lo que hace de la comunicación un factor clave en todo el proceso. En este contexto, una buena información permitirá hacer diagnostico acertado en cualquier momento; genera trasparencia y permite ser proactivo a cambios inadvertidos.