En esta primera fase se definen los objetivos y alcance del proyecto. Alguno de los aspectos claves de esta fase son:
- Una definición clara de los objetivos
- Alcanzar un acuerdo total para aquellos temas en los que están involucrados todos los componentes del equipo.
- Preparar a la empresa para aceptar los cambios tanto a nivel de procesos como de cultura.
Esta tarea se llevará a cabo mediante reuniones periódicas con el cliente, así como otras de carácter interno a fin de poder disponer de la siguiente información al final de la misma:
- Plan general del proyecto (Calendario Estimado)
- Definición del equipo de trabajo del cliente y del Partner. Líder, interlocutores, capacitación y formación del equipo de proyecto… (básico en asignación de tareas)
- Un documento básico de alcance del proyecto
Esta propuesta inicial (documento básico del alcance) debiera ser una valoración cerrada según el alcance descrito, que será aprobada y detallada después de una fase de análisis posterior. En este alcance la labor del consultor (perfil preventa) debe permitir acotar un alto grado de las necesidades del negocio del cliente.
Es conveniente que la propuesta contemple los siguientes elementos:
1 - Alcance del proyecto de implantación, con resumen de solución propuesta y objetivos del cambio de sistema de gestión.
2- Metodología de implantación o descripción de los trabajos que se van a realizar, equipo de trabajo y definición de los distintos hitos del proyecto.
3- Valoración económica del proyecto, distinguiendo:
- Tipología de los servicios de implantación con los tiempos dedicados a cada fase y en función de los distintos perfiles profesionales que intervienen en el proyecto.
- Valoración económica Software.
- Tipos de mantenimiento a contratar a la finalización del proceso de implantación.
Desde este momento “se debe conseguir la implicación de todo el personal de la compañía” que vaya a resultar afectada por el ámbito del proyecto. Para ello es conveniente realizar una presentación general del proyecto en la que se propondrá: el alcance, el equipo de trabajo y calendario, así como una formación inicial a usuarios clave del proyecto.
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