Como evaluar el ROI en un proyecto ERP

El análisis del ROI en la mejora de procesos software relacionados con la implantación de un ERP, es la herramienta básica para razonar una inversión en esta tecnología.

Como en cualquier tipo de inversión será necesario determinar cuánto dinero aporta la nueva herramienta software; en definitiva nos ha de revelar un rendimiento.

Es por tanto un instrumento de medida para responsables con capacidad de decisión en la inversión de un software, y debe permitir diseñar estrategias que aporten los máximos beneficios, expresables generalmente en términos de productividad y calidad.

Aléjate de la idea equivocada que supone mejoras en procesos por el simple cambio de plataforma software; debe dimensionarse económicamente la inversión. En consecuencia el ROI en software ha de responder a las siguientes preguntas básicas:

1) ¿Qué aporta a nuestra (su) compañía la implantación de un ERP en términos económicos?

2) ¿Cuál es el impacto económico de cambiar sus (mis) procesos por la implantación del software?"

Pero… ¿Qué es el ROI en un proyecto ERP?
El retorno de la inversión en un proyecto ERP es la cantidad de dinero que obtienes por la implantación del software nuevo o mejorado. También indica el impacto económico del proceso implantador, traduciendo la cuantía de dinero que es necesario gastar para obtener la mejora.

Es en definitiva una relación coste – beneficio.

¿Por qué es importante analizar el ROI en un proyecto ERP?

Es importante porque trata de cuantificar la cantidad de dinero que puede obtenerse por el ajuste de un nuevo proceso. Incluso se puede utilizar para determinar cuánto dinero se pierde por “someterse” al nuevo proceso consecuencia de la implantación del nuevo software.

El análisis del ROI es necesario, pues su valor puede ser sorprendentemente grande, insignificante o negativo, y en consecuencia ayuda a orientar cual es la mejor solución software en la que invertir.

Como mínimo, el retorno de la inversión aporta un dato aleccionador al irrefrenable entusiasmo suscitado en algunos “directivos” por la inversión en un nuevo software… en especial si este aportase inicialmente un ROI negativo.

La implantación de un nuevo software puede tener un aceptable ROI negativo, y esto… por supuesto, no significa que la inversión no sea efectiva, simplemente exige que a largo plazo se deberán obtener beneficios económicos de manera fiable. Por ello una cuantificación realista del retorno de la inversión ayudará a superar un impacto negativo inicial… insignificante en el rendimiento económico global o largo plazo.

¿Cómo prever un ROI creíble que ayude a promover una inversión en un ERP?

Debe ser una simple relación: todos los beneficios respecto a todos los gastos del proceso implantador.

Los beneficios generados consecuencia de la implantación del nuevo ERP pueden expresarse por varios caminos:

-          el incremento en la variedad de productos o servicios ofertados

-          tamaño de la cartera de clientes

-          control efectivo de la tesorería

-          mejora en la satisfacción del cliente

-          fiabilidad de la información

-          disminución en los costos

-          disminución de tiempos de ciclo

-          disminución de la complejidad del proceso

Todo lo mencionado son un buen ejemplo de beneficios generados.

Los costes que debe asumir la implantación de un ERP incluyen como mínimo:

-          un análisis de su planificación estratégica

-          los esfuerzos en la educación de los usuarios ante el nuevo software

-          una efectiva gestión del cambio

-          rediseño de procesos.

Existen igualmente otros costes adicionales no menos importantes, entre los que se incluyen jornadas de análisis de consultores externos, viajes, pérdidas de productividad por el apoyo al equipo implantador, y considerables jornadas dedicadas a la realización de prototipos y simulaciones en el nuevo ERP.

Es muy importante esforzarse en cuantificar y dimensionar costes “indirectos” asociables al salario del equipo de proyecto interno, así como a la resistencia sociopolítica de enfrentarse al nuevo ERP que siempre vas a encontrar, dado que algunos usuarios clave pueden entender este proceso es peligroso para sus intereses o carrera profesional, o también como un deterioro de su cuota de poder y estatus.

Como último consejo te pediría no obviar imprevistos, resultado de ampliaciones funcionales no contempladas en el alcance inicial, así como su mantenimiento posterior; conviene dotar una provisión aproximada de un 2% sobre el coste inicial (como mínimo).

¿Cuáles son las claves para aportar un ROI adecuado?
Aportar un ROI adecuado incluye un análisis somero de los diferentes ERP que pueden ser implantados, realización de encuestas, y calculo del beneficio potencial esperado por la inversión. Estos cálculos no requieren un título de postgrado o un premio Nóbel en economía, tampoco requiere una proyección a 15 años.  Las fórmulas de retorno de la inversión contienen sólo dos expresiones fundamentales: beneficios y costes.

Los costes es de lejos lo más fácil de cuantificar, por lo que mejor nos debemos centrar en los beneficios esperados. En tanto puedas identificar los beneficios, mas cerca estas de aportar un ROI fiable.

¿De dónde obtener información sobre beneficios potenciales? Pues sencillamente de la realización de encuestas dentro de su organización, solo así se percibe el beneficio… eso sí, basado en los diferentes escenarios de coste posibles. Dicho de otro modo, el beneficio potencial o esperado solo lo podrás sacar por… 1) la maximización de beneficios al proporcionar a tu empresa formas alternativas de realizar negocios, y 2) la minimización de costes resultado de la mejora en productividad.

Las dificultades que vas a encontrar en la evaluación del ROI son numerosas, dado que es algo más que la aplicación de una simple ecuación.

¿Qué nos asegura el ROI esperado una vez elegido el ERP?

La elección de un buen Partner que aporte experiencia y un importante numero de profesionales cualificados, facilitan el retorno esperado, si bien es la propia compañía quien debe asegurar el éxito de la implantación.

Son los programadores, ingenieros de software, consultores de negocio… los que a menudo se llevan la mayor parte de la responsabilidad y la carga de trabajo en el campo de la tecnología, peso eso es inicialmente. Debe ser el implantado quien supervise y lidere el proceso implantador en su conjunto, administrando los recursos internos necesarios para apoyar todo el proceso desde la preventa hasta la fase final de mantenimiento.

El implantado a menudo comete el error de derivar al Partner el 100% de responsabilidad por la calidad, productividad y fiabilidad del ERP una vez implantado, y ni tiene excusa para ignorar o dejar de auditar el retorno de la inversión esperada en cada proceso… ni tampoco para dejar de intervenir directa o indirectamente en cualquier fase del proceso implantador.

En tanto seamos capaces de manejarnos mejor en una adecuada distribución de tareas y responsabilidades, garantizamos especialmente el éxito de la inversión en software.

A este respecto te invito a que revises mis apartados de metodología de implantación y gestión del riesgo en implantaciones.