Procesos en la Gestion del Riesgo

Proceso de Identificación del Riesgo
Resultado de la conducción continua del riesgo y por mi experiencia de instalar distintos ERP´s, siempre identifico una lista de “riesgos estándares” asociados a la puesta en práctica de un proyecto ERP.

Cuando transcribo el concepto de “problemas estándar”, me refiero a que han ocurrido en proyectos y que si han sucedido una vez pueden surgir nuevamente a menos que planeemos controlarlos, y con independencia de que cada proyecto pueda crearnos conflictos nuevos.

Ante cualquier contingencia:
• El responsable de proyecto deberá convocar una reunión de equipo para proyectar los riesgos específicos del proyecto.
• Enumerará objetivamente los factores de riesgo inherentes al cliente o al Partner que le acompañe, o incluso los externos al proyecto, tales como factores de coyuntura económica o propios del negocio del cliente.

“Es esencial implicar al cliente en este proceso; si su tolerancia al riesgo es alta y aceptan algunos de los conflictos, el tiempo de respuesta al riesgo será corto y nuestro plan de continencia efectivo. Muchos de los riesgos estándares son generados por el propio cliente y si podemos conseguir su reconocimiento y la aceptación de compromisos desde un principio, la gerencia del proyecto será más fácil.”

Es elemental dimensionar los efectos de un problema generado por cualquier tipo de riesgo, y su responsable será la persona más adecuada para manejarlo. Por ejemplo, si el riesgo está en el software, el encargado debe ser el Partner o distribuidor de la aplicación, si por el contrario esta referido a cuestiones internas del cliente, los encargados deben ser sus interlocutores principales: pero debe ser siempre el responsable del proyecto el que identifique los perfiles más adecuados para prever y disolver el problema.

Analiza siempre las particularidades del riesgo y documenta un análisis tangible y relevante del mismo, incluyendo:

•Su impacto; ¿qué sucederá si ocurre el riesgo?
•Su probabilidad; ¿en qué ocasiones está aflorando o sucediendo el riesgo?
•Su periodicidad o frecuencia; ¿cuándo y con que periodicidad aparece el riesgo?
•Su valor económico; ¿cual es el coste de reparar el problema si el riesgo se materializa? En estos cálculos siempre deberás cuidar el ponderarlo a parámetros lo mas tangibles posible. Solo de este modo obtendremos un coste estimado realista, con la posibilidad específica de que ocurra y clasificándolo en términos de su importancia.

En resumen, el análisis del riesgo debe basarse en su probabilidad, su impacto, su coste y en el plan de continencia propuesto para disolverlo.

Proceso de Tangibilizar el Riesgo
Buscar planes de continencia tiene sentido en casos en que el riesgo está a punto de materializarse. Pero también es importante localizar cualquier síntoma que podamos estudiar y que nos advierte de que estamos a punto de tener un problema, dado que ayudaría (quizá) a evitar o a atenuar el riesgo.

Arreglatelas para usar una métrica, para medir indicadores asociados a la evolución del proyecto, especialmente en los riesgos críticamente altos donde los gastos indirectos adicionales deban ser compensados fácilmente, pero también en apartados menos expuestos al riesgo y que igualmente sean ponderables.

Por ejemplo, un riesgo tangible puede ser que en la entrega de desarrollos llevada a cabo por parte del Partner se obtenga un compromiso de validación por parte del cliente de modo que dicha entrega sea considerada satisfactoria. Debemos exigir al cliente la disponibilidad para el ensayo y verificación de tareas asignadas al efecto, firmando documentos o actas de sus conclusiones (si es posible).

Ante cualquier indicador debes preguntarte lo siguiente:
• ¿Puedo evitar el riesgo?
• ¿Puedo atenuar el riesgo?
• ¿Necesito un plan de contingencia?
• ¿Cuánto debo invertir en la evitación del riesgo?

La respuesta a estas preguntas debe generar un plan de acción incluyendo responsabilidad y fecha, así como la descripción de la acción.

Por continuar con el ejemplo expuesto anteriormente, un plan de acción podría incluir un proceso de “reciclaje” para usuarios que no han “acatado” sus responsabilidades, con una nueva exposición de objetivos y un nuevo reparto de tareas propuesto desde la gerencia. Supone un modo enormemente efectivo de evitar un problema.


Proceso de Trazabilidad del Riesgo
Después de plantear y proceder con un plan de contingencia:

• revisa regularmente la ejecución de dicho plan y asume como parte de tus compromisos dicho control
• expón en sucesivas reuniones la evolución y el estado de los trabajos pendientes, de modo que cada interlocutor tenga una visión clara de los riesgos y de las acciones para evitarlos

Algunos de los riesgos estudiados pueden ser disipados, otros pueden tener un desenlace no deseado o “mutarse” en una nueva versión, con todo debes identificar si realmente menguas el efecto del problema; como mínimo ese es tu objetivo, recuerda que cada reproducción del problema es una oportunidad para que perdamos dinero (todos), flujo de liquidez o negocio de otros clientes.


Proceso de la Comunicación del Riesgo
La comunicación continua (en cada Hito o Fase del proyecto) es un proceso que asegura transparencia y la detección temprana de los riesgos.

El responsable de proyecto debe comunicar regularmente el estado de los riesgos y de las actividades asociadas al efecto de disiparlos, como ejemplo de seguimiento en la puesta en práctica de los planes de acción.